任何一場活動(dòng)策劃中舞臺(tái)、設(shè)備和照明的布置都是相當(dāng)重要的。因?yàn)槲枧_(tái)所以才有美的展現(xiàn)，因?yàn)橐暵牊艄庠O(shè)備所以才讓美更加炫目多彩。活動(dòng)策劃公司在每一場活動(dòng)之前要反復(fù)檢查所有設(shè)備是否達(dá)到硬性標(biāo)準(zhǔn)，確?；顒?dòng)的順利進(jìn)行。舞臺(tái)、視聽和燈光設(shè)備的搬運(yùn)、安裝、試音、拆卸等工作需要的時(shí)間都提前做好準(zhǔn)備。燈光效果可以有效的創(chuàng)造氛圍，甚至可以在活動(dòng)進(jìn)行過程中改變整體氣氛?？梢詣?chuàng)造出意想不到的效果。安置和恰到好處的近光源、具有專業(yè)效果的電池蠟燭或普通蠟燭(如果允許使用)都可以有限的成本創(chuàng)造出滿意的氣氛。彩色旋轉(zhuǎn)燈的成本不高，還可以產(chǎn)生明顯的視覺效果。
如果資金充足，可以考慮以全方位的鐳射光特效來結(jié)束整個(gè)活動(dòng)，用聚光燈照射桌面，讓房間沐浴在不斷變換的彩色燈光之中，通過特別定制的遮光黑布交信息照射出來，或者將活動(dòng)想要傳達(dá)的信息或者公司名字展示在墻上或舞池中。特效的燈光也可以保持靜止不動(dòng)，也可以在房間內(nèi)舞動(dòng)。比如把布簾輕蓋在天花板上，并將一個(gè)個(gè)不斷變幻閃爍的小亮光照射在布簾上面，從而產(chǎn)生繁星點(diǎn)綴蒼穹的效果。類似的創(chuàng)意數(shù)不勝數(shù)，再比如用移動(dòng)的遮光黑布在賓客到達(dá)的時(shí)候制造出有創(chuàng)意的視覺效果。所謂遮光黑布是通過金屬或玻璃上剪下一個(gè)輪廓制作而成的。透過它可以將照明設(shè)備也出的燈光投射到任何表面上?？梢允褂渺o止燈光價(jià)格低廉，也可以使用智能照明器材，價(jià)格較為昂貴，或者還可以在去往宴會(huì)廳的通道上使用。
如果活動(dòng)有樂隊(duì)伴奏，需要使用舞臺(tái)、特效燈光和視聽設(shè)備，一定在保證在簽合同之前咨詢舞臺(tái)、燈光和視聽設(shè)備方面的技術(shù)人員。房間的高度，柱子的位置，吊燈的位置，裝卸貨物的地點(diǎn)，電梯的大小等等方面都會(huì)影響到成本?；顒?dòng)策劃公司如果提前了解舞臺(tái)對(duì)布景、燈光、視聽方面的要求，就可以做到心中有數(shù)而且做出更有創(chuàng)意的方案。如果在活動(dòng)中使用現(xiàn)場攝錄，那么必須讓攝影師清楚了解貴賓坐在什么位置。為攝像人員準(zhǔn)備一張座位表以及一份詳細(xì)的舞臺(tái)活動(dòng)安排流程表，以便于其了解任何時(shí)攝像機(jī)聚焦在何方。
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