為了讓各種類型的會(huì)議順利召開，市面上出現(xiàn)了許多會(huì)務(wù)公司。與會(huì)議公司注重策劃不同，會(huì)務(wù)公司則更注重具體的執(zhí)行，下面瀚博文旅成都會(huì)務(wù)公司就具體的講解一下會(huì)務(wù)公司的工作流程!
1.會(huì)議準(zhǔn)備：明確人員分工，將具體人員分工情況裂一份詳細(xì)的清單，方便快速的找到相關(guān)負(fù)責(zé)人。
2.資料的搜集與整理：會(huì)議指引、會(huì)議回執(zhí)單、會(huì)議使用文檔等等這些都要準(zhǔn)備好。
3.會(huì)議通知：會(huì)議通知的撰寫，要嚴(yán)格按照通知的格式，書寫正確的會(huì)議通知,及時(shí)發(fā)放。
4.回執(zhí)的收集：確定參會(huì)人員信息，確定與會(huì)人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、聯(lián)系方式等等。
5.資料的印刷與打?。捍_定會(huì)議是否要用到電腦，如果需要，事先將所有需要展示的資料儲(chǔ)存到相應(yīng)的文件夾內(nèi)，并告知相關(guān)人員，以便用時(shí)可以快速的找到。需要印刷的資料需要及時(shí)的聯(lián)系印刷廠商，確定印刷價(jià)格、印刷完成及到貨時(shí)間。列出打印清單及打印分?jǐn)?shù)。將必要的文件整理好放入文件袋內(nèi)，及時(shí)的進(jìn)行資料的發(fā)送。
6.住宿：聯(lián)系多家酒店，對(duì)比之后進(jìn)行預(yù)訂，確定酒店價(jià)格、房間類型以及入住人數(shù)。
7.接機(jī)：確定接機(jī)人員名單，聯(lián)絡(luò)方式及到達(dá)時(shí)間，預(yù)訂相應(yīng)的車輛進(jìn)行接機(jī)。
8.餐飲形式：確定用餐地點(diǎn)及用餐形式。
9.文具準(zhǔn)備和領(lǐng)?。簻?zhǔn)備好筆、本子、草稿紙等所有的辦公文具。
10.會(huì)場(chǎng)：會(huì)議場(chǎng)地的預(yù)訂和會(huì)場(chǎng)的布置，桌椅的擺放等等是否到位。
11.攝影：提前聯(lián)系相關(guān)攝影事宜。
12.禮品：會(huì)議禮品的預(yù)訂。
13.回程安排：與前臺(tái)聯(lián)系，確認(rèn)回程人數(shù)姓名、時(shí)間，預(yù)訂回程票。
14.會(huì)后活動(dòng)安排：提前聯(lián)系會(huì)后活動(dòng)場(chǎng)所,預(yù)訂相關(guān)車輛。
瀚博文旅成都會(huì)務(wù)公司——從事會(huì)展會(huì)務(wù)、活動(dòng)策劃、演出策劃、公關(guān)活動(dòng)、舞臺(tái)搭建、城市IP打造、政府節(jié)慶、明星網(wǎng)紅經(jīng)紀(jì)、品牌宣傳、文旅地產(chǎn)為一體的綜合服務(wù)商。近15年來獨(dú)家策劃執(zhí)行過2000場(chǎng)大中型演唱會(huì)和各類公關(guān)活動(dòng)！